【Excel初級講座】はじめてのExcel住所録を作ってExcelを覚えよう!Part3「表作成の便利技」編

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初めてのExcelシリーズ№3(便利な入力)
会社では顧客名簿・個人では年賀状などに利用できる住所録・学校では生徒名簿など幅広い利用度の高いものを題材にして、エクセル入門レベルから作成を行います。
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Excel表作成の便利な技

表の左端列には連続番号を振っておこう

連続番号を振っておこう

住所録などでは、左端列に番号を振っておきましょう。何かと便利です。詳細はこの後のpart5で紹介します。印刷物にA列が表示されないようにすることも可能です。

苗字と名前の間に空白をいれ、ふりがなをカタカタではなくひらがなで表示

ふりがなの表示/非表示
ふりがなの表示/非表示

ふりがなの表示/非表示」ボタンをオン/オフにすると表示したり非表示になります。

もともと文字入力をした時点でエクセルはふりがなを持っていますが、それをネット上にアップしたりしたものをコピーしたりすることでふりがなを持たなくなりますので注意が必要です。その場合は、ふりがなをいちいち入力する必要があります。

ふりがなの設定」でひらがなやカタカナを選んだり、ふりがなの配置を設定することができます。

また、「フォント」タブではフォントの種類やサイズなども変更ができます。

入力規則で入力ミスや操作を少しでも簡単にしよう!

入力規則
入力規則

データ」タブの「データの入力規則」をクリックし、「設定」タブより、入力値の種類をリストにし、元の値に  男性,女性 とします。

こうすることで、入力するミスや入力時の時短に繋がります。リストには文字をいれた合間に必ずカンマで区切ります。

入力規則 日本語入力設定
入力規則 日本語入力設定

データ」タブの「データの入力規則」をクリックし、「日本語入力」タブより、IME:日本語入力の設定をしましょう。こうすることでいちいち日本語のオン・オフを切り替えずにカーソルを置くだけで自動的に日本語入力モードが切り替わります。

郵便番号の設定

セルの書式設定 郵便番号
セルの書式設定 郵便番号

日本語入力はオフの状態に設定したら、こんどは「セルの書式設定」でハイフンを入力しなくても自動的に郵便番号になるように設定しましょう。

セルの書式設定は、Controlキー+1(ショートカットキー)が便利ですが、覚えにくいと言う方は「ホーム」タブにある「書式」からセルの書式設定、あるいは右クリックして選びましょう。

セル内改行

セル内改行
セル内改行

同じセルの中で、強制的に改行するには、Altキー+Enterキーで思う場所で改行することが出来ます。

パスワード付のブックにする

Excelブックのパスワード付
Excelブックのパスワード付

住所録のような個人情報は、パスワード付にすると安心です。暗号化にしましょう。

ファイル」タブから、「情報」を選択し、「ブックの保護」「パスワードを使用して暗号化」をクリックします。
パスワードは●●●のようになりますので目で確認しながらにゅるよくすることができません。ゆっくりしっかりと入力しましょう。大文字小文字も区別されます。忘れてしまったら二度と開くことは出来ません。また、パスワードの設定時は2度入力して設定する必要があります。

ダウンロード

完成の見本 パスワード付にはしておりませんのでダウンロード後は、ご自由に暗号化して練習してください。

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