一般文書の基本を解説しています。基本をしっかり覚えるだけでなく、その機能うはどのような場合に使うのかをマスターしましょう。単純にボタンの意味だけ覚えてもどんな時に使うのかを覚えるのと知らないのでは全く違います。本にはないことをここで解説します。
一般文書基本№1
- 文書作成の流れ
- 新規作成の基本
- 文字の位置 左揃えと両端揃えの違い
- 挨拶文の挿入
- 文頭は字下げ
- 文字の形 フォントを深堀解説 等倍フォントとプロポーショナルフォントの違い
- クリップボード
- 記 以上
- 均等割り付け
一般文書作成の基本
上記の手順が基本です。後からページのサイズなどを変更すると文章が崩れてしまいます。できるだけ基本の流れで行うと効率があがります。
新規作成とは
文字の位置揃え 左/両端揃えの違い
両端揃えが標準です。左揃えは、英語などには適していることがあります。日本語の場合、一般的には両端（つまり右端が綺麗に揃っている）にしましょう。
挨拶文の挿入
文書の始まりは季節のご挨拶をいれましょう。パソコンで認識している日付から月数を「あいさつ文」で表示します。ふさわしい挨拶文を挿入しましょう。この挨拶文はデフォルトの（標準の）フォントになります。Office2016以降であれば「游明朝」になります。
文頭字下げ
文章の頭は1文字分字下げをします。文字を最初にベタ打ちしてあると、スペースキーを打つと1文字分字下げになりますが文字の入力をする前に先にスペースキーを入力して次に文字を入力すると字下げにならず空白が空きます。
フォント 等倍/プロポーショナル（P)の違い
游明朝は、画面上少し薄いというかボケたような感じですね。ですが、実際に印刷をしてボケているのではありません。画面上も以前のms明朝より美しくなっています。基本的に一筆の中で太さが変わり、縦が太めで横が細めなのが特徴です。ゴシックはすべて同じ太さで、エクセルのデフォルトフォントです。
フォントは文書の内容の印象をつかさどる大切な役割があります。
pのつくフォントはプロポーショナルフォントと呼ばれるもので、pのないフォントは等倍フォントです。特任英語の場合横幅が違います。例えば、「i」と「w」とでは幅が違いますよね。等倍はすべてそれを無視して同じ幅にします。どちらを使うかは好みですが、等倍フォントを使うのはメールのような右端を揃えたい時です。等倍にしないと揃えることができません。
クリップボード
BackSpaceやDeleteキーで文字を消すのと、編集の「切り取り」は意味がちがいます。切り取りはパソコンに取り込まれ、いつでもまた使えるようにクリップボードに貼り付けます。直前のコピーや切り取った文字列は何度でも「貼り付け」ができますが、それより前に取り込んだ文字列を再度貼り付けたい時などにクリップボードが役立ちます。パソコンを再起動したりすると記憶が消えますので気を付けましょう。クリップボードの文字列はExcelなどにも利用可能です。
記・・・以上（オートコレクト）
「記」と入力して、Enterキーを押すと自動的に「記」の文字が中央に移動し、「以上」が右に配置されます。この時に文字を入力できるようにカーソルの点滅が入りますが、もし記書きの後に文章を追加したい場合はかならず「以上」の後にカーソルを置いてから入力しましょう。よくある間違いとして、「以上」の文字の前に次の文章が入力される場合です。気を付けましょう。
均等割り付け
「：」の位置を揃えるのに、文字列の「均等割り付け」をしましょう。文字を選択したら、均等割り付けをします。
1回目の完成（途中）ダウンロード
一般文書の基本を極める№2
●数字の半角/全角
●文書内の文字を協調するには
●差出人 文字の幅を揃える インデントとは
●後からサイズを変更する際の方法とは
●文字サイズの変更 ショートカット
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