長型3号の封筒の宛名印刷。Excelで作った住所録を差込みします。郵便番号が枠内に収まるようにして作ってみます。マルアイさんのテンプレートをダウンロードして差込します。
Wordで郵便番号が枠にぴったり入る【封筒差込講座】
内容
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☆今回の動画の内容はこちらです
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●マルアイさんのホームページからひな形をダウンロード
●テキストボックスに差込
●印刷の注意
ダウンロード
テンプレートをダウンロード
長型３号のひな形をダウンロードします。あらかじめ用紙の設定がされているので便利です。ダウンロードは動画で解説していますが、動画内であるようにOneDriveにログインしていない場合は画面が少し違うかもしれません。その場合でも、ダウンロードボタンを押下すると画面下にダウンロードしたマークが表示されます。それを起動して一度デスクトップやドキュメントに保存しましょう。
インターネットでダウンロードしたものは、必ず
「インターネットからのダウンロードファイルは必ずウイルス感染されている可能性がございます」という表記をします。こちらのファイルは安心してお使いください。編集を有効にすることも必ず行ってください。
Excelのファイルを加工
前回までに作ってある住所録ファイルを利用します。１・２行目の行の削除をし、見出しタイトルが1番上の行に配置されるようにしたほうが便利です。
ダウンロードしたWordのファイル
マルアイさんからダウンロードしたWordのファイルは、既にダミーのデータが入力されています。テキストボックス内の文字列を削除しましょう。
その際に、テキストボックス全体を削除するのではなく中の文字列のみを削除します。住所や氏名のテキストボックスは少し動いてしまっても大丈夫ですが、郵便番号のボックスは動かさないようにしましょう。番号の位置がずれてしまいます。
WordとExcelを紐づける
Wordでは文書の得意な面があり、エクセルではデータ管理が得意な面がそれぞれあります。ワードだけで住所録の管理を表を用いて行ってももちろん構いません。今回は既に作成してある住所録（Excel）で行っています。皆さんの中で、自分の作成された住所録があればそれを差し込んでみましょう。そのデータベースの場所は、ドキュメント内の「My Data Sauce」がいいでしょう。写真やピクチャー、音楽はmusicという専用のフォルダがありますよね。それと同じくデータベースを入れておく専用のフォルダです。
結果のプレビュー
差込フィールドの挿入を行うと上図の様に見慣れない表示と、クリックすると網掛けになって表示されるのがわかります。これは、エクセルの見出しにある「住所」をここに挿入しますよ。という意味。
実際にはどうなるかを確認する方がわかりやすい場合には、「結果のプレビュー」を押下すると1件ずつ住所が表示されるようになります。
表示した文字の一部のみ選択して、何かの変更をかけるようなことは出来ません。
数字がひっくり返っている
数字が横になってしまいます。変更するには、網掛け部分で右クリックし、「フィールドの編集」をクリックし、「数字を漢数字に変換する」の✔を入れます。
この後の、郵便番号を全角にしたい場合も同じように編集をしましょう。
印刷の注意点
動画内でも説明をしていますが、封筒のベロを下にして印刷します。通常の印刷と同じで封筒専用の印刷方法ではありません。
